Materialknappheit? Aufgabenmanagement!

Handwerksimpulse

Worauf Du bei der Auswahl eines Aufgabenmanagement-Tools achten musst

Durch die Materialknappheit entstehen für das Management und die Organisation im Handwerksbetrieb Herausforderungen, die weit über das übliche Maß hinaus gehen.

Alleine durch die Notwendigkeit einen Auftrag aus vielen kleinen, häufig mit großen Zeitverzögerten Wareneingängen zusammenzustellen erwachsen eine Vielzahl von Aufgaben die zeitlich zu bewältigen sind.

Die einzige Möglichkeit, das in den Griff zu bekommen ist ein gutes Aufgabenmanagement.

In einer kleinen Serie werde ich in den nächsten Blogartikeln und Podcasts darauf eingehen. Zudem wird es eine neue Schulungsreihe in der Tablet-Akademie (www.tabletakademie.de) zu diesem Thema geben.

Das Ziel: Für Dich und für Dein Team transparent alle Aufgaben an einem Ort managen.

Hier die Checkliste der Anforderungen, die wir für eine Software im Handwerk benötigen, die das kann:

Eigenorganisation: Jeder im Büro organisiert seine Arbeit für sich

Zusammenarbeit: Durch die Nutzung in einer gemeinsamen Plattform können Aufgaben auch delegiert werden

Transparenz: Durch das Zuordnen von Aufgaben zu einem Projekt hat jedes Teammitglied den Überblick über den Sachstand aller Aufgaben

Fokussierung: Da über die Aufgaben innerhalb der Aufgabe kommuniziert wird konzentriert man sich nur auf die Aufgabe

Flexibilität: Man wählt die Projektansicht aus, die am besten zum eigenen Arbeitsstil passt (Liste, Kalender, Kanban..)

Erweiterbarkeit: Wenn aus einer Aufgabe weitere Aufgaben entstehen (Unteraufgaben) können sie hinzugefügt werden oder es wird aus einer komplexer werdenden Aufgabe ein Projekt (z.B. Aus der Anfrage wird ein Projekt)

Automatisation: Projekt- und Aufgabenvorlagen, wiederholende Aufgaben, Regeln, Formulare

Zentrale Übersicht: Ein Ort, an dem Ziele und wichtige Ressourcen (z.B. externe Datenlaufwerke, Projektakten etc) hinterlegt sind

Verknüpfungen: Alles was das Team zur Kommunikation, Zusammenarbeit und Koordinierung benötigt

Arbeitsabläufe: Workflows und Arbeitsschritte individuell anpassen und automatisieren

Überblick: Inbox, Fortschritte, Arbeitsbelastung, Status-Aktualisierungen